|
Por Karen Álvarez
Número 32
Desde hace varios años había existido en la
Fundación de Estudios para la Aplicación del Derecho1
-FESPAD- la necesidad de canalizar en un solo esfuerzo, las acciones
que en materia de comunicaciones realizaban las diversas áreas
que componían la institución. Diferentes circunstancias
impidieron la concreción de esta idea. Sin embargo, es en
septiembre de 1998 que surge la posibilidad de formular e impulsar
sistemáticamente una política de comunicación
institucional, para integrar en ella estrategias e instrumentos
de comunicación tanto a nivel organizacional como a nivel
externo, es entonces que comienza a trabajarse en su elaboración.
En es este contexto que se formula, discute y aprueba la Política
de Comunicación Externa de FESPAD 1999-2001, se abre una
Unidad de Comunicaciones, se destina un presupuesto para su funcionamiento
y se contrata a tiempo completo una comunicadora social. Queda aún
pendiente la producción y posterior aplicación de
una estrategia de comunicación a nivel interno.
La necesidad de la comunicación al interior de la organización
En toda institución es importante el "clima organizacional",
éste se refiere al ambiente existente entre los miembros
de una organización, y está estrechamente ligado al
grado de motivación de los empleados e indica aquellos aspectos
de la organización que desencadenan diversos tipos de motivación
entre sus miembros.
El clima organizacional es favorable cuando proporciona la satisfacción
de las necesidades personales y la elevación moral de los
miembros, y desfavorable cuando la motivación es escasa ya
sea por frustración o por impedimento para la satisfacción
de las necesidades, entonces sobreviene la apatía, el desinterés,
el descontento hasta llegar a grados de agresividad, inconformidad,
etc.
Existe una estrecha relación entre motivación, percepción
y comunicación. La comunicación entre las personas
está determinada por la percepción que tengan de sí
mismas y de las demás, en determinada situación y
por la percepción del momento, expresada desde el punto de
vista de la motivación. La idea comunicada se relaciona íntimamente
con las percepciones y motivaciones del emisor y del receptor.
La comunicación interpersonal constituye un área importante
ya que en ella se estudian las interacciones humanas o la influencia
en el comportamiento de las personas, es un área en la cual
el individuo puede hacer mucho para mejorar su rendimiento y eficacia,
por ello es indispensable incluir en la estrategia de comunicaciones
un esfuerzo muy especial.
¿Por qué una Estrategia de Comunicación
Interna?
Una estrategia de comunicación interna permitiría
entonces en FESPAD el desarrollo de un sistema comunicativo confiable
para compartir los planes, los problemas y los logros de la organización.
Una estrategia de comunicación que además de potenciar
las relaciones interpersonales posibilitaría a sus trabajadores
y trabajadoras orientarse hacia lo que sucede en momentos en que
los cambios pueden parecer arbitrarios o violentos; también
es importante que ellos y ellas puedan cuestionar lo que sucede
y se sientan escuchados y escuchadas en un ambiente democrático
interno.
FESPAD reconoce y acepta a finales del año 2001, que los
niveles de comunicación formal que se manejan a lo interno
son deficientes y hasta confusos. Se puede decir lo mismo de la
comunicación interpersonal y agregarse además que
el ambiente que se vivía en esa época dificultaba
la obtención de resultados estratégicos de una mayor
calidad, ya que existía una desmotivación y cierta
apatía de parte de algunos de sus trabajadores y trabajadoras
en ese período institucional.
Con la formulación e inmediata implementación de una
estrategia de comunicación interna se buscaba dar solución
a una serie de problemas relacionados con la falta de una comunicación
fluida y horizontal al interior de FESPAD, y que había estado
a la base de deficiencias planteadas en los procesos de planificación
estratégica institucional. Entre estos problemas estaban:
· Falta de identificación con la misión institucional.
· Ausencia de un proceso de inducción o bienvenida
para el nuevo personal de la institución.
· Ausencia de mecanismos de integración del trabajo
de los diferentes centros.
· Focalización de la información, no baja a
los niveles inferiores.
· Prácticas verticalistas y centralistas en el manejo
de la información institucional.
· Incumplimiento de procedimientos.
· Fallas en los mecanismos de convocatoria a reuniones.
· Incumplimiento de decisiones acordadas en reuniones de
comités.
· Problemas de relaciones interpersonales no resueltas.
· Falta de capacitación de personal que tiene relaciones
con los usuarios y usuarias de la institución.
· Pocos espacios para la integración del personal.
· Desinformación y circulación de rumores sobre
situación laboral del personal.
La implementación de esta estrategia implicó el involucramiento
de todo el personal y en especial de las personas que tenían
responsabilidades de dirección y/o conducción. En
el caso de FESPAD desde la dirección ejecutiva, pasando por
los directores de centros y coordinadores de área, siempre
bajo la supervisión y conducción directa de la Unidad
de Comunicaciones.
Para poder conocer dicho documento a continuación se presenta
un resumen de algunos de sus componentes:
Estrategia de Comunicación Interna de FESPAD
2002-2005
Objetivo General
Crear y desarrollar un sistema de comunicación que permita
conocer y apropiar la misión, valores y mística institucional,
orientada a fomentar una visión integral del trabajo.
Metas
1. Crear canales de comunicación que permitan la implementación
eficaz de los planes estratégicos de trabajo de la institución.
2. Implementar procesos de integración que permitan:
a. Conocer y apropiar la misión, valores y mística
institucional.
b. Compartir los problemas y logros de la organización en
un ambiente democrático y fraterno.
3. Crear un mecanismo de difusión que permita mantener informado
al personal sobre su situación laboral, de manera que se
tome en cuentan en la solución de los problemas financieros
los principios de justicia social.
Actividades
1. Creación e implementación de un mecanismo de seguimiento
del Plan Estratégico Institucional
2. Creación y aplicación de una herramienta de comunicación
que recuerde a los directores y coordinadores sobre los acuerdos
tomados en reuniones de Comité Consultivo y Comité
Técnico.
3. Transmisión de acuerdos tomados en los Comités
Consultivo y Ejecutivo, a todo el personal.
4. Informar a través de boletines informativos físicos
y electrónicos sobre las principales actividades realizadas
en cada trimestre finalizado y las proyecciones para el siguiente;
sobre eventos públicos de cada centro, así como información
sobre trabajos escritos como informes finales, consultorías,
investigaciones etc.
5. Informar sobre el quehacer institucional a través de página
WEB institucional.
6. Implementar un mecanismo de convocatorias a reuniones programadas.
7. Dar a conocer e implementar el manual de Procedimientos Administrativos
y el Reglamento Interno Institucional.
8. Construcción e implementación de un programa de
integración institucional, que busque una relación
armónica entre el personal.
9. Capacitación del personal, sobre todo los que tienen relación
con usuarios y el público en general.
10. Elaboración y distribución de un manual de bienvenida
al personal nuevo.
11. Transmisión a través de reuniones generales, circulares
y/o memorándums institucionales de la información
de carácter económico.
12. Hacer público el escalafón salarial institucional.
13. Elaborar una política de incentivos para el personal.
14. Contemplar la posibilidad de una cooperativa de ahorro y préstamo
institucional.
Durante todo el año 2002 se desarrolló un 80% de las
actividades que fueron incluidas en la estrategia y esta previsto
ejecutar durante el primer trimestre de 2003 un proceso de evaluación
y renovación de la misma. A pesar de que no pudo cumplirse
en un 100%, puede aseverarse que la estrategia de comunicación
interna fue socializada e institucionalizada por cada uno de los
centros y áreas de FESPAD, a lo largo del año 2002.
La aceptación y asimilación de parte de la mayoría
del personal, indican que la institución dio sus primeros
pasos encaminados al logro de un ambiente laboral integrado, consciente
de la misión y de los valores institucionales y que con ello
se contribuyó a que los planes de trabajo trazados fueran
desarrollados con una mayor motivación, con más empatía
y con mayores niveles de productividad.
Notas:
1
La Fundación de Estudios Para la Aplicación del Derecho
-FESPAD- es una institución de promoción humana y
desarrollo cuyo ámbito de aproximación y utilidad
social es el derecho. Es una fundación privada de utilidad
pública, constituida el 30 de noviembre de 1988, cuya personalidad
jurídica fue otorgada por decreto ejecutivo N° 23 en
el Ramo del Ministerio del Interior, el 11 de abril de 1989. Su
misión es propiciar el más amplio y correcto conocimiento
y aplicación del Derecho en El Salvador, como contribución
al desarrollo de una convivencia social, armónica, justa
y democrática, basada en el Estado Constitucional de Derecho
y el respeto a los Derechos Humanos.
Karen
Álvarez
Coordinadora de la Unidad de Comunicaciones
de la Fundación de Estudios para la Aplicación del Derecho
(FESPAD), El Salvador |